FAQ – Häufig gestellte Fragen & ihre Antworten

Eine Hausverwaltung übernimmt alle Aufgaben, die für den reibungslosen Betrieb und den Werterhalt einer Immobilie wichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel:

• Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder und Rücklagen
• Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen
• Beauftragung und Kontrolle von Dienstleistern und Handwerkern
• Überwachung von Hausordnung, Verträgen und gesetzlichen Vorgaben

Bei Indomo Service kommt zusätzlich die technische Sicht eines Bauingenieurs hinzu: Wir behalten nicht nur die Zahlen, sondern auch den baulichen Zustand Ihrer Immobilie im Blick.

Wir betreuen verschiedene Formen der Immobilienverwaltung:

• WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaften)
• Mietverwaltung für Miethäuser und Mehrfamilienhäuser

• Sondereigentumsverwaltung für einzelne Wohnungen

  Zusätzlich unterstützen wir unsere Kunden bei Baubetreuung und Sanierungsmaßnahmen sowie auf Wunsch bei der Vermietung von Einheiten.

Die WEG-Verwaltung betreut das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft (z. B. Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizungsanlage).

Die Mietverwaltung übernimmt die komplette Betreuung eines Miethauses oder Mehrfamilienhauses im Auftrag des Eigentümers (Mieter, Mieten, Abrechnungen, Instandhaltung).

Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich speziell um eine einzelne Wohnung als Kapitalanlage – z. B. Mietersuche, Mietverträge, Mieteingang und Reparaturen in dieser Wohnung.
Indomo Service bietet alle drei Formen der Verwaltung an und kann diese auch miteinander kombinieren.

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) besteht aus allen Eigentümern eines Hauses mit mehreren Wohnungen. Jeder besitzt sein Sondereigentum (z. B. die eigene Wohnung), gleichzeitig gehört das Gebäude als Ganzes – also Fassade, Dach, Treppenhaus usw. – allen gemeinsam. Über wichtige Themen wie Instandhaltung, Hausordnung oder größere Maßnahmen wird gemeinsam in der Eigentümerversammlung entschieden.

Zum Gemeinschaftseigentum zählen alle Teile des Gebäudes, die von allen genutzt werden oder für die Statik und Funktion wichtig sind (z. B. Dach, Fassade, Treppenhaus, Leitungen im Haus, Haustür). Sondereigentum ist der Bereich, der einem Eigentümer allein gehört, in der Regel die Wohnung innen (Böden, Tapeten, Innentüren, Einbauten). Vereinfacht: Gemeinschaftseigentum = „Haus und Hülle“, Sondereigentum = „innen in der Wohnung“.

Die Kosten für eine Hausverwaltung hängen unter anderem ab von:

• Art und Größe des Objekts
• Anzahl der Einheiten
• Umfang der gewünschten Leistungen
• baulichem Zustand und
• individueller Betreuung

Wir arbeiten mit transparenten, nachvollziehbaren Vergütungsmodellen. Nach einem Gespräch, der Durchsicht der Unterlagen und ggf. der Besichtigung der zu verwaltenden Immobilie erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot – klar aufgeschlüsselt, damit Sie genau wissen, wofür Sie bezahlen.

Ein Verwalterwechsel sollte gut geplant sein, damit es nicht zu Lücken bei Abrechnung, Kommunikation oder Instandhaltung kommt. Wichtige Punkte sind:

• Beschluss der Eigentümergemeinschaft: In der WEG-Verwaltung ist ein ordnungsgemäßer Beschluss der Eigentümerversammlung zur Abberufung des alten und Bestellung des neuen Verwalters erforderlich.
• Kündigungsfristen beachten: Die im Verwaltervertrag vereinbarten Fristen müssen eingehalten werden. Diese sollten vorab genau geprüft werden.
• Reibungslose Übergabe der Unterlagen: Der bisherige Verwalter muss alle relevanten Unterlagen übergeben, z. B. Kontoauszüge und Bankverbindungen, Abrechnungen und Wirtschaftspläne, Verträge mit Dienstleistern, Beschlusssammlung und Protokolle, Pläne, Versicherungspolicen, Wartungsverträge
• Klare Festlegung des Stichtags: Es sollte ein fester Zeitpunkt definiert sein, ab dem der neue Verwalter zuständig ist (z. B. zum Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres).
• Information an Eigentümer und Mieter: Eigentümer – und ggf. Mieter – sollten rechtzeitig informiert werden, an wen sie sich künftig wenden und auf welches Konto Zahlungen zu leisten sind.

Indomo Service unterstützt Sie bei allen Schritten des Wechsels, prüft die Vertragslage, begleitet die Übergabe der Unterlagen und sorgt dafür, dass die Verwaltung nahtlos weiterläuft.

Zu Beginn der Zusammenarbeit:

• Sichten wir die bestehenden Unterlagen und Verträge.
• Klären wir in einem gemeinsamen Gespräch Ihre Ziele und Besonderheiten der Immobilie.
• Definieren wir Abläufe, Zuständigkeiten und Kommunikationswege.

Anschließend übernehmen wir:

• die laufende Verwaltung, Buchhaltung und Abrechnung,
• die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlungen,
• die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern,
• sowie – wenn gewünscht – die technische Betreuung und Baumaßnahmen.

Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Immobilie kennt und für Ihre Fragen erreichbar ist.

Sie haben bei uns keinen anonymen Callcenter-Kontakt, sondern feste Ansprechpartner.

Während der Bürozeiten sind wir telefonisch und per E-Mail erreichbar.

Dringende Anliegen (z. B. Wasserschaden, Heizungsausfall) werden priorisiert bearbeitet.

Durch die regionale Nähe können wir – wenn erforderlich – auch kurzfristig vor Ort sein.

Das Hausgeld ist die monatliche Vorauszahlung, die jeder Eigentümer an die Gemeinschaft leistet. Daraus werden die laufenden Kosten des Gebäudes bezahlt – z. B. Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Reinigung, Versicherung, Verwaltung und Instandhaltungsrücklage. In der Jahresabrechnung wird später abgerechnet, welche Kosten tatsächlich angefallen sind und ob sich Nachzahlungen oder Guthaben ergeben.

Dringende Anliegen (z. B. Wasserschaden, Heizungsausfall) werden priorisiert bearbeitet.

Durch die regionale Nähe können wir – wenn erforderlich – auch kurzfristig vor Ort sein.

Die Instandhaltungsrücklage ist das „Sparguthaben“ der WEG für zukünftige Reparaturen und Sanierungen am Gemeinschaftseigentum, z. B. für Dach, Fassade, Heizung oder Treppenhaus. Durch regelmäßige Zuführung aus dem Hausgeld können notwendige Maßnahmen besser geplant und finanziert werden, ohne dass bei jeder größeren Reparatur sofort eine hohe Sonderumlage fällig wird. Eine gut aufgebaute Rücklage wirkt sich in der Regel positiv auf den Werterhalt der Immobilie aus.

Der Wirtschaftsplan ist die finanzielle Vorschau für ein Abrechnungsjahr in der WEG. Er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft sowie die Verteilung auf die einzelnen Eigentümer. Auf Basis des Wirtschaftsplans werden die monatlichen Hausgeldvorauszahlungen festgelegt. Die spätere Jahresabrechnung zeigt dann, wie genau die tatsächlichen Zahlen im Vergleich zum Plan ausgefallen sind.